Представления и импорт данных¶

Представления¶

Представление — это настраиваемый способ отображения элементов Списка/Библиотеки/Справочника, определяющий набор столбцов, порядок сортировки и фильтрацию данных. По умолчанию при создании Списка/Библиотеки/Справочника создается представление Все элементы, которое отображает все столбцы, существующие в Системе по умолчанию. В Системе доступна возможность настройки представлений для каждого Списка/Библиотеки/Справочника.

Создание представления¶

Чтобы создать представление, выполните следующие действия:

1. Нажмите на значок Администрирование – Контент сайта.

2. Выберите нужный Список/Библиотеку/Справочник.

3. В разделе Представления нажмите Создать.

   

4. Укажите Имя представления.

   

5. Поставьте галочку Сделать представлением по умолчанию, если данное представление должно использоваться по умолчанию при переходе в Список/Библиотеку/Справочник.

6. Выберите нужные столбцы, поставив галочку напротив наименования столбца.

7. Установите очередность отображения столбцов в представлении (какой столбец будет стоять первым, вторым и так далее). Для этого зажмите слева от названия столбца и перенесите его в нужное место.

   

8. Выберите какие элементы необходимо отображать в представлении. В представлении можно показать все элементы или только их подмножество, определяемое фильтрами.

   

   Выберите Отображать в этом представлении все элементы, если необходимо чтобы пользователь видел все элементы данного Списка/Библиотеки/Справочника.

   Выберите Отображать элементы, для которых справедливо следующее, если необходимо чтобы в данном представлении пользователи видели только элементы Списка/Библиотеки/ Справочника, соответствующие определенным условиям.

   В системе есть несколько вариантов фильтрации:

   

   Note

   Пример: чтобы в представлении пользователю были видны только элементы с определенным статусом (например, На подписании), выберите Состояние – Содержит – На подписании.

   

   Если необходимо объединить несколько признаков фильтрации, нажмите + Добавить группу и укажите нужные значения.

   Группа удаляется нажатием кнопки Удалить группу. Элемент в группе удаляется нажатием на иконку Корзина.

   Взаимосвязи между элементами фильтра настраиваются с помощью признака И/ИЛИ.

   

   Если выбран признак И, то обязательно соблюдение всех условий фильтра. Если выбран признак ИЛИ, то достаточно соблюдения одного условия фильтра.

   Если необходимо отфильтровать элементы списка по подразделению сотрудника:

   Необходимо определить, какой атрибут на карточке сотрудника отражает код подразделения, если такого атрибута нет, то необходимо создать Расширенный атрибут для пользователя и поместить туда Код подразделения, по которому планируется осуществляться фильтрация. (см. разделы Управление пользователями и Управление группами).

   Создайте новую группу и выберите столбец элемента с типом Подразделение, по которому нужно осуществлять фильтрацию. Для фильтрации только по подразделению сотрудника выберите чекбокс Шифр подразделения и в поле укажите значение в следующем формате:

   Code: CurrentUser: <Имя расширенного атрибута сотрудника с шифром подразделения>.

   

   Для фильтрации по подразделению сотрудника и всем дочерним подразделениям сотрудника выберите чекбокс Шифр подразделения (включая дочерние) и в поле укажите значение в следующем формате:

   MainDepCode:CurrentUser: <Имя расширенного атрибута сотрудника с шифром подразделения>.

   

9. Укажите столбец, по которому должны сортироваться элементы в этом представлении и по какому принципу – по возрастанию или убыванию.

   

   Note

   Если в Списке или в Библиотеке документов есть папки, то сначала в перечне элементов представления идут папки, а затем элементы/файлы. При этом настройки сортировки представления наследуются и на подпапки, и на их дочерние элементы/файлы.

10. Укажите столбец, по которому должны быть сгруппированы элементы и настройки группировки, если это необходимо.

    

11. Выберите число отображаемых элементов в диапазоне от 30 до 100.

    

12. Поставьте галочку Отображать иконку вложений, если необходимо вывести столбец с отображением наличия вложений в карточке.

13. Поставьте галочку Включить переносы текста, если при большом количестве символов в столбце необходимо выполнять перенос текста на следующую строку.

14. Поставьте галочку Импорт данных из Excel-файла, если нужно разрешить импорт из Excel файла.

    

15. Укажите значение Да в параметре Календарь, если данные представления необходимо выводить на календаре. Параметр доступен только для списка Задачи.

    

    • Укажите значение в параметре Столбец, в зависимости от которого распределяются элементы в календаре. Для выбора доступны только столбцы Дата и время. В зависимости от атрибута в данном параметре Система будет распределять элементы списка на календаре.

    • Параметр Период для отображения по умолчанию отвечает за то, в каком масштабе будет открываться представление по умолчанию: День, Неделя или Месяц.

16. Укажите значение Да в параметре Канбан доска, если данные представления необходимо выводить на канбан доске. Параметр доступен только для списка Задачи.

    

17. Выберите значение в параметре Режим отображения по умолчанию : Список, Календарь или Канбан доска. В зависимости от выбранного значения будет отличаться режим просмотра представления при его открытии из бокового навигационного меню.

18. Нажмите ОК.

Редактирование представления¶

Чтобы отредактировать представление выполните следующие действие:

1. Нажмите на значок Администрирование – Контент сайта.

2. Выберите нужный Список/Библиотеку/Справочник.

3. В разделе Представления выберите нужное представление.

4. Внесите необходимые изменения.

5. Нажмите Сохранить.

Панель кнопок действий представления¶

При просмотре представления в рабочей области доступны следующие кнопки:

Для файлов библиотеки документов также доступны следующие действия:

• Скачать — скачать файл на устройство.

• Загрузить — загрузить файл в библиотеку. Для создания папки используйте действие Создать.

  

• Поделиться — выбрать пользователей или группы, назначить права доступа, при необходимости добавить комментарий и нажать Отправить. Получателю поступит уведомление о предоставленном доступе.

  

• Переместить — выбрать или создать целевую папку и нажать Переместить сюда.

  

  

• Копировать — создает копию выбранного элемента библиотеки. В диалоговом окне выберите или создайте целевую папку и нажмите Копировать сюда.

  

  

Импорт данных¶

Чтобы импортировать данные в представление выполните следующие действия:

1. Откройте соответствующий список.

2. Нажмите кнопку Импорт данных.

   

3. Выберите Выгрузить шаблон Excel, чтобы скачать шаблон на свой компьютер.

   Note

   1. В файле шаблона будут выведены заголовки колонок, соответствующие полям (столбцам) списка, которые выведены в представление.

   2. Заголовки колонок будут содержать внутренние имена полей (столбцов).

   

4. Заполните шаблон.

5. Ещё раз нажмите кнопку Импорт данных и выберите Загрузить данные из Excel, чтобы загрузить данные.

6. В появившемся окне выберите файл, который был заполнен на шаге 4.

7. Если в файле указаны данные для нескольких типов контента, в появившемся окне укажите, какой тип контента необходимо загрузить, выбрав его из выпадающего списка. Нажмите кнопку Загрузить .

   

8. Система создаст элементы на основе файла импорта и выведет сообщение о количестве созданных элементов и о количестве ошибок.

   

Удаление представления¶

Чтобы удалить представление выполните следующие действия:

1. Нажмите на значок Администрирование - Контент сайта.

2. Выберите нужный Список/Библиотеку/Справочник.

3. В разделе Представления выберите нужное представление.

4. Нажмите Удалить.

5. Подтвердите удаление во всплывающем окне.