Шаблоны документов¶

Настройка Шаблонов документов¶

Настройка шаблонов документов позволяет организовать автоматическое заполнение документа в формате .docx данными из карточки элемента списка. Заполнение осуществляется из полей карточки, параметры которых были указаны в документе .docx.

Настройка данных для заполнения шаблона в формате .docx¶

Настройка данных для шаблона осуществляется при помощи добавления элементов управления в документ Microsoft Word. При создании документа из шаблона в выбранные элементы управления подставляются значения из карточки в Системе.

Для добавления элементов управления необходимо включить вкладку Разработчик в Microsoft Word.

Для включения вкладки Разработчик, выполните следующие действия:

1. Перейдите на вкладку Файл.

   

2. Перейдите в раздел Параметры.

   

3. Откройте раздел Настроить ленту.

   

4. В правом столбце в разделе Основные вкладки поставьте галочку напротив пункта Разработчик.

   

После включения вкладки доступны возможности по добавлению элементов управления в тело документа.

Чтобы добавить элемент управления, выполните следующие действия:

1. Перейдите в появившуюся вкладку Разработчик.

   

2. В области Элементы управления выберите элемент с типом Форматируемый текст.

   

   Элемент управления добавится на место курсора в документе.

3. Для корректной подстановки значений необходимо настроить элемент управления.

4. Выберите созданный элемент управления.

   

5. Нажмите кнопку Свойства в панели добавления элементов управления.

   

6. В открывшемся окне в поле Название, в зависимости от того, какое значение должно подставляться в этот элемент, вы можете ввести значение в следующих форматах:

   

   • Для получения значения, указанного в столбце карточки элемента:

     $Item: <Внутреннее имя столбца типа контента>

     Пример: $Item: RegNumber

   • Для получения значений, указанных в столбцах других элементов, необходимо использовать столбец с типом Подстановка, наименование элемента управления указывается в следующем формате:

     $Item: {Имя столбца с типом подстановка}. {Внутреннее имя столбца элемента списка, на который ссылается Подстановка}

     Пример: $Item: Substitution.RegNumber

   • Для получения данных пользователя, указанного в поле с типом Пользователь необходимо указать:

     $Item: <Внутреннее имя поля типа контента>. < Название свойства >

   • Из поля с типом Пользователь можно получить следующие свойства по их внутренним именам:

     • FirstName – Имя пользователя;

     • LastName – Фамилия пользователя;

     • Name – Полное имя пользователя (Имя + Фамилия);

     • Email – Эл. почта пользователя;

     • MobilePhone – Мобильный телефон;

     • WorkPhone – Рабочий телефон;

     • Department.ShortName – Имя подразделения пользователя;

     • Position.JobTitle.DisplayName – Имя должности пользователя.

   • Для получения значения текущей даты необходимо указать:

     $Properties:CurrentDate – дата выгрузится в формате

     $Properties:CurrentDate:\"dd\" MMMM yyyy – дата выгрузится в формате

   Warning

   Обратите внимание, что параметры, выбранные в настройках столбца в Системе, относятся только к карточке элемента и не влияют на настройку подстановки в параметрах элемента управления в шаблоне.

Добавление шаблона в Систему¶

Чтобы использовать шаблон в Системе необходимо добавить его для выбранного типа контента.

Чтобы добавить шаблон для типа контента выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел Администрирование – Контент сайта.

2. Перейдите в список.

   

3. Перейдите в нужный тип контента.

   

4. Перейдите в раздел Шаблоны документов.

   

5. Нажмите + Создать.

   

6. В открывшемся окне заполните пункты:

   

   • Название – название шаблона. Введенное название будет отображено на карточке элемента при выборе шаблона.

   • Маска имени файла – позволяет указать название, которое будет иметь файл после выгрузки. Можно использовать текст или значения из полей текущей карточки, например [$Item:Title].

   • Тип вложения – тип вложения сформированного файла. Выбор из справочника Типы вложений, если для выбора нет доступных значений, то добавьте их в справочнике Типы вложений в разделе Параметры систем. Выбранное значение будет отображено в поле Тип вложения на карточке элемента в области вложений.

   • Заполнять поля – если чекбокс установлен в значение Да, то при создании вложения из шаблона, в него будут подставлены значения согласно настройкам элементов управления.

   • Форматировать PDF – если чекбокс установлен в значение Да, то при создании вложения из шаблона он будет преобразован в PDF.

   • Доступен на состояниях – настройка позволяет указать, в каких состояниях документа может быть доступно создание документа из указанного шаблона.

7. Выберите файл, с добавленными элементами управления по кнопке Выберите файл выбранный файл будет загружен в Систему и его имя будет отображено в поле Файл :

   

   Warning

   Обратите внимание, что при создании вложения из шаблона будет использовано такое же имя файла, как и у шаблона.